PIT-36 bywa mylony z PIT-37, bo oba dotyczą podatku dochodowego według skali (12% i 32%). Różnica jest prosta: PIT-37 składasz, gdy ktoś inny odprowadzał za Ciebie zaliczki. PIT-36 — gdy sam to robiłeś. A to oznacza, że PIT-36 dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, ale też osób z dochodami zagranicznymi czy najemców rozliczających najem na zasadach ogólnych.
Kto składa PIT-36?
Formularz PIT-36 jest obowiązkowy dla podatników, którzy prowadzili pozarolniczą działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej (12% do 120 000 zł dochodu, 32% powyżej). Dotyczy też osób uzyskujących przychody z najmu prywatnego rozliczanego na zasadach ogólnych, z zagranicy (metoda proporcjonalnego odliczenia lub wyłączenia z progresją), oraz tych, którzy sami obliczali i wpłacali zaliczki.
Możesz też złożyć PIT-36, jeśli oprócz dochodów z działalności masz dochody z etatu — wtedy w jednym formularzu uwzględniasz oba źródła. Nie musisz składać osobno PIT-37.
PIT-36 a PIT-36L — jaka różnica?
PIT-36L to formularz dla przedsiębiorców, którzy wybrali podatek liniowy (19%). PIT-36 — dla tych na skali podatkowej. Jeśli wybrałeś podatek liniowy, nie możesz rozliczać się wspólnie z małżonkiem i nie przysługuje Ci ulga prorodzinna. Na skali podatkowej (PIT-36) — masz do nich prawo.
Termin i sposób składania
Termin jest taki sam jak dla PIT-37: do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Zeznanie za 2025 rok składasz do 30 kwietnia 2026. Najwygodniej przez e-Urząd Skarbowy na podatki.gov.pl — ale w przypadku PIT-36 system Twój e-PIT może nie mieć wszystkich danych wstępnie wypełnionych, szczególnie jeśli prowadzisz działalność. Warto wtedy skorzystać z programu e-Deklaracje albo oprogramowania księgowego.
Jak wypełnić PIT-36 krok po kroku
Część A — dane identyfikacyjne i urząd skarbowy. Część B — dane podatnika. Część C — tu jest kluczowa różnica wobec PIT-37. W PIT-36 deklarujesz źródła przychodów: pozarolnicza działalność gospodarcza, najem, praca najemna (jeśli masz też etat), i inne. Dla każdego źródła wpisujesz przychód, koszty uzyskania i dochód lub stratę.
Część D to odliczenia od dochodu (składki ZUS, ulgi), część E — odliczenia od podatku (składka zdrowotna 7,75%, ulga prorodzinna). Część F — obliczenie zobowiązania. Do PIT-36 dołączasz załączniki: PIT/B (działalność gospodarcza), PIT/O (ulgi), PIT/D (odliczenia mieszkaniowe), PIT/ZG (dochody zagraniczne) — zależnie od sytuacji.
Koszty uzyskania przychodów w PIT-36
Przedsiębiorcy na skali podatkowej odliczają rzeczywiste koszty uzyskania przychodów — czyli wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, które nie są wymienione w katalogu wyłączeń z art. 23 ustawy o PIT. To mogą być: czynsz za biuro, materiały, usługi obce, amortyzacja środków trwałych, paliwo, ubezpieczenia firmowe, szkolenia, oprogramowanie i dziesiątki innych pozycji.
Kluczowa zasada: musisz mieć dokumentację (faktura, rachunek, umowa). KAS podczas kontroli żąda dowodów na każdy odliczony koszt.
Składki ZUS przedsiębiorcy w PIT-36
Składki społeczne (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) odliczasz od dochodu. Składkę zdrowotną — od podatku, ale tylko 7,75% podstawy wymiaru (nie całą zapłaconą składkę). Od 2022 roku zasady odliczania składki zdrowotnej zmieniły się wielokrotnie — przy rozliczeniu za 2025 rok sprawdź aktualne przepisy na stronie ZUS lub MF, bo mogą być kolejne modyfikacje.
Wspólne rozliczenie i ulga na dziecko
Przedsiębiorca na skali podatkowej (PIT-36) może rozliczyć się wspólnie z małżonkiem — inaczej niż liniowiec. Może też skorzystać z ulgi prorodzinnej na tych samych zasadach co w PIT-37. To jeden z ważnych argumentów za wyborem skali podatkowej, gdy jedno z małżonków zarabia niewiele lub jest na urlopie wychowawczym.
Strata podatkowa
Jeśli koszty przewyższyły przychody, wykazujesz stratę. Stratę z działalności gospodarczej możesz odliczyć od dochodu w kolejnych 5 latach podatkowych — w każdym roku maksymalnie 50% straty. Alternatywnie — jednorazowo do 5 mln zł w jednym roku. Stratę z jednego źródła odliczasz tylko od dochodów z tego samego źródła (np. strata z działalności nie pomniejszy dochodu z etatu).
Zaliczki na podatek — miesięczne czy kwartalne?
Przedsiębiorca na skali podatkowej wpłaca zaliczki na podatek do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Mali podatnicy (przychód do 2 mln euro) mogą wybrać zaliczki kwartalne — wtedy płacą do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Wybór metody deklarujesz w CEIDG albo w zeznaniu rocznym.