"Wrzucę to w koszty" — to zdanie pada w Polsce miliony razy dziennie. Ale nie każdy wydatek kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu. Fiskus ma ścisłe zasady, a ich złamanie może kosztować znacznie więcej niż zaoszczędzony podatek.
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą o PIT (art. 22 ust. 1) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów — z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (katalog wyłączeń). Definicja jest celowo szeroka — ale trzeba umieć ją udowodnić.
Aby wydatek był kosztem, musi spełniać trzy warunki jednocześnie: został poniesiony w celu uzyskania/zachowania/zabezpieczenia przychodu, ma związek z prowadzoną działalnością, jest odpowiednio udokumentowany (faktura, rachunek, umowa).
Co można zaliczyć w koszty?
Lista jest długa i zależy od branży, ale najczęściej odliczane koszty to: wynajem biura lub powierzchni, media (prąd, internet, telefon — w części służącej działalności), materiały biurowe, sprzęt komputerowy (do 10 000 zł — jednorazowo w koszty, powyżej — amortyzacja), paliwo i eksploatacja samochodu, szkolenia i kursy zawodowe, składki na ubezpieczenia społeczne ZUS, usługi księgowe, oprogramowanie i licencje, podróże służbowe (diety, noclegi, transport).
Samochód firmowy to oddzielna historia. Jeśli samochód jest w 100% firmowy (i prowadzisz ewidencję przebiegu potwierdzoną GPS) — odliczasz 100% kosztów. Jeśli użytek mieszany (firmowy i prywatny) — odliczasz 75% kosztów eksploatacji i 50% VAT od paliwa.
Czego NIE można zaliczyć w koszty?
Art. 23 ustawy o PIT zawiera katalog wyłączeń. Najważniejsze: kary i grzywny orzeczone przez organy państwowe, odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych, koszty reprezentacji (ale uwaga — wydatki na reklamę TAK), darowizny i ofiary, wydatki na nabycie gruntów (nie podlegają amortyzacji), składka zdrowotna na skali podatkowej (od 2022), koszty egzekucyjne, mandaty.
Granica między "reprezentacją" (nie jest kosztem) a "reklamą" (jest kosztem) bywa cienka. Kolacja z klientem w drogiej restauracji — US może uznać za reprezentację. Wręczenie gadżetów z logo firmy — to reklama. Orzecznictwo NSA jest tu niejednolite — warto śledzić interpretacje KIS.
Koszty pracownika na etacie
Pracownik etatowy też ma koszty uzyskania przychodu — ale zryczałtowane. Wynoszą 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie) przy jednym stosunku pracy lub 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie) przy dojazdach z innej miejscowości. Przy kilku etatach — maksymalnie 4 500 zł lub 5 400 zł rocznie.
Twórcy i artyści mogą stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu — 50% przychodu (do limitu 120 000 zł rocznie) od przychodów z praw autorskich. To atrakcyjne np. dla programistów, których umowa przewiduje przeniesienie praw autorskich do kodu.
Dokumentowanie kosztów
Podstawowym dokumentem jest faktura VAT. Jeśli kontrahent nie jest vatowcem — rachunek. Przy drobnych wydatkach (np. opłata parkingowa) — paragon z NIP firmy. Od 2020 roku paragony bez NIP nabywcy nie mogą być podstawą do wystawienia faktury.
Wydatki udokumentowane wyłącznie wyciągiem bankowym (np. opłata za domenę z zagranicy) — mogą być kosztem, jeśli dołączysz dowód wewnętrzny opisujący rodzaj wydatku i jego związek z działalnością. Biuro rachunkowe pomoże prawidłowo udokumentować nietypowe koszty.
Koszty a kontrola US
Urząd skarbowy ma prawo zakwestionować każdy koszt. Najczęściej kwestionowane są: wydatki na podróże bez dokumentacji celu służbowego, zakupy sprzętu elektronicznego używanego prywatnie, rachunki za posiłki bez kontekstu biznesowego, koszty najmu mieszkania "jako biuro" bez wyodrębnienia części służbowej.
Zasada: jeśli nie jesteś w stanie wyjaśnić, w jaki sposób dany wydatek przyczynia się do uzyskania lub zachowania przychodu — lepiej go nie wrzucać w koszty. Ryzyko to nie tylko dopłata podatku, ale też odsetki i potencjalna grzywna z KKS.