Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to kusząca opcja — zamiast liczyć koszty, płacisz podatek od przychodu. Stawka jest niższa niż przy skali, ale nie odliczysz ani złotówki kosztów uzyskania. Kiedy się to opłaca? Gdy Twoje koszty są niskie — a tak bywa u wielu freelancerów, programistów, tłumaczy czy osób wynajmujących nieruchomości.
Kto może wybrać ryczałt?
Z ryczałtu mogą skorzystać osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych i jawnych (jeśli wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne), a także osoby osiągające przychody z najmu prywatnego. Od 2023 roku najem prywatny jest obowiązkowo opodatkowany ryczałtem — nie ma już wyboru skali podatkowej dla najmu.
Warunek: przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro. Niektóre rodzaje działalności są wyłączone z ryczałtu — np. apteki, lombardy, handel częściami samochodowymi (pełna lista w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym).
Stawki ryczałtu w 2025/2026 roku
Ryczałt ma kilkanaście stawek — od 2% do 17%. Najczęściej spotykane:
- 17% — wolne zawody (lekarze, prawnicy, inżynierowie) wykonywane osobiście
- 15% — pośrednictwo, wynajem samochodów, niektóre usługi
- 12% — usługi IT, programowanie, doradztwo
- 8,5% — najem prywatny (do 100 000 zł przychodu rocznie), większość usług
- 12,5% — najem prywatny powyżej 100 000 zł przychodu rocznie
- 5,5% — roboty budowlane, produkcja
- 3% — handel, gastronomia
- 2% — sprzedaż własnych produktów roślinnych/zwierzęcych
Właściwa stawka zależy od klasyfikacji PKWiU Twojej działalności. Przy wątpliwościach — wystąp o interpretację do KIS.
PIT-28 — termin i sposób składania
PIT-28 za rok 2025 składasz do 30 kwietnia 2026 roku (termin zrównano z PIT-37/36 od rozliczenia za 2022 rok). Wcześniej obowiązywał termin do końca lutego — ale to się zmieniło. Zeznanie składasz elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub program e-Deklaracje.
Jak wypełnić PIT-28
W części C deklarujesz przychody z poszczególnych stawek. Nie wykazujesz kosztów — to istota ryczałtu. Od przychodu odliczasz składki ZUS (społeczne — od przychodu, zdrowotna — od podatku). W załączniku PIT-28/B podajesz dane dotyczące prowadzonej działalności.
Jeśli wynajmujesz nieruchomość prywatnie, wykazujesz przychody ze stawką 8,5% (do 100 tys. zł) i 12,5% (nadwyżka ponad 100 tys. zł). To dotyczy łącznych przychodów z najmu — jeśli wynajmujesz dwa mieszkania, sumujesz przychody z obu.
Ryczałt a składka zdrowotna
Dla ryczałtowców składka zdrowotna jest ryczałtowa — zależy od poziomu przychodu, nie od dochodu. W 2025 roku wynosi 9% od podstawy ustalanej na trzy progi przychodowe. To uproszczenie, ale przy niskich przychodach składka może być procentowo wyższa niż u przedsiębiorcy na skali.
Kiedy ryczałt się opłaca?
Ryczałt jest korzystny, gdy Twoje realne koszty działalności są niskie — powiedzmy poniżej 30-40% przychodu. Jeśli prowadzisz firmę usługową, pracujesz zdalnie i Twoje główne koszty to komputer i Internet — ryczałt prawdopodobnie da niższy podatek niż skala. Ale jeśli masz duże koszty (materiały, pracownicy, czynsz za lokal) — skala podatkowa lub podatek liniowy mogą być korzystniejsze, bo odliczysz te koszty.
Prosty test: policz podatek na ryczałcie (przychód × stawka) i porównaj z podatkiem na skali (dochód × 12% lub 32%). Który niższy — ten wybierz.
Ewidencja przychodów
Ryczałtowiec nie prowadzi KPiR (Książki Przychodów i Rozchodów), ale musi prowadzić ewidencję przychodów — uproszczony rejestr wpływów. Oprócz tego musisz przechowywać faktury, dowody zakupu i dokumenty potwierdzające wydatki na składki ZUS. Ewidencję prowadzisz chronologicznie, z podziałem na stawki ryczałtu.
Utrata prawa do ryczałtu
Jeśli w trakcie roku przekroczysz limit 2 mln euro przychodu lub zaczniesz wykonywać działalność wyłączoną z ryczałtu — tracisz prawo do tej formy opodatkowania od następnego roku. Musisz wtedy przejść na skalę podatkową lub podatek liniowy i zacząć prowadzić pełną KPiR.